همانطور که می دانید برای برگزاری یک سمینار باید از کشور خارج شوید ولی تنها به همراه داشتن پاسپورت برای شرکت در این سمینارها کافی نیست و شما باید بدین منظور ویزای کشور مربوطه را برای داشتن حق اقامت چند روزه در آنجا داشته باشید.

 

پس شما برای تأیید اخذ ویزا، پس از دریافت گذرنامه و مهر اجازه خروج (برای مشمولان سربازی)، به سفارتخانه کشور موردنظر مراجعه کنید.

برای اخذ ویزا برای هر کشوری مدارک متفاوتی مورد نیا است که باید با مراجعه به سفارتخانه آن کشور از جزئیات آن اطلاع پیدا کنید؛ اما آنچه که در اکثر کشورها اشتراک دارد، داشتن دعوت نامه رسمی (Invitation Letter) و همچنین تأییدیه رزرو هتل (Hotel Reservation Voucher) است.

برگزارکنندگان سمینارها می توانند برای شما دعوت نامه رسمی بفرستند؛ به این صورت که با دریافت شماره گذرنامه و آدرس و مشخصات شما، نامه ای برای دعوت سفر به آن کشور برای شما پست می کنند.

لطفا به این نکته توجه داشته باشید که همیشه از برگزارکنندگان اصل دعوت نامه پستی را طلب کنید؛ چراکه سفارتخانه ها عموما نسخه پرینت شده یا فکس شده دعوت نامه را نمی پذیرند.

برای تأیید رزرو هتل، اگر به صورت شخصی اقدام می کنید، از هتل موردنظر بخواهید که سند و گواهی رزرو هتل را برای شما ایمیل کنند. (ممکن است کشورهای خاصی اصل گواهی پست شده را بخواهند) و اما اگر از طریق مسئولان سمینار برای شما هتل رزرو شده است از آنها گواهی رزرو هتل بخواهید و این مورد را هرگز فراموش نکنید.

در مورد آقایان دانشجویی که برای اولین بار در سمینارها شرکت می کنند، ممکن است به دلیل تأخیر در صدور گذرنامه و در نتیجه تأخیر در دریافت دعوت نامه سفر، فرصت کمی برای اخذ ویزا داشته باشند . بنابراین سعی کنید مراحل مربوط به نظام وظیفه و طلب ارسال دعوت نامه را در اسرع وقت انجام دهید.

 

صرفا برای دانشجویان مشمول خدمت سربازی

بر اساس مقررات سازمان وظیفه عمومی و ضوابط دانشگاه اعم از مقررات آموزشی و سایر ضوابط دانشجویان مشمولان دانشگاه می توانند با ارائه درخواست به محل تحصیل و دریافت یکی از فرم های خروج از کشور برای مدت معین با ارائه فرم به سازمان وظیفه عمومی یا معاونت وظیفه عمومی استان ها و داویر ذی ربط با پرداختن وثیقه مربوط (به وظیفه عمومی) به خارج از کشور مراجعه کنند.

مشمولان برای خروج موقت از کشور باید فاقد غیبت باشند و وضعیت تحصیلی مشخصی داشته باشند و همچنین در سنوات ارفاقی مازاد بر سنوات مجاز تحصیل نباشند، متقاضیان مشمول باید درخواست (فرم) مجوز خروج از کشور را از دانشگاه مربوطه ارائه کنند.

میزان وثیقه خروج از کشور مشمولان متناسب با اهداف و علت سفر متفاوت است اما بر اساس مصوبه سال ۱۳۹۱ برای سفرهای علمی مبلغ ۵۰میلیون ریال و سفر نیمه علمی ۸۰میلیون ریال دریافت می­شود.

همچنین مدت خروج از کشور دانشجویان مشمول برای هر یک از انواع سفرها مختلف است اما برای سفرهای علمی و نیمه علمی حداکثر ۳۰ روز در نظر گرفته شده است.

دفعات خروج دانشجو از کشور در هر نیم سال دو بار بدون توجه به نوع سفر است به جز سفرهای ورزشی که به استناد نامه دفتر امور مشترک فدراسیون‌ها و اداره کل تربیت بدنی انجام می‌شود مشروط بر این که مدت سفر همزمان نبوده و فاصله اتمام سفر اول تا شروع سفر دوم بلافاصله نباشد. توجه داشته باشید تا زمانی که به خدمت سربازی اعزام نشده‌اید می‌توانید از کشور خارج شوید و سازمان نظام وظیفه صدور مجوز را برای سربازان در حال خدمت ممنوع کرده و آنان در این دوره حق خروج از کشور را ندارند. در صورتی که مورد خاصی پیش بیاید و خروج از کشور الزامی باشد سربازان می‌توانند به یگان خدمتی خود مراجعه و موضوع را از آن طریق پیگیری کنند.

رزرو بلیط:

بعد از اینکه امور مربوط به ویزا و گذرنامه شما حل شد، شما باید برای خروج از کشور بلیط هواپیما بگیرید.رزرو بلیط سفر ارتباطی با امور گذرنامه و ویزا ندارد. بنابراین شما می توانید در اولین فرصت پس از اطمینان از پذیرش مقاله برای ارائه در سمینار، برای خرید بلیط اقدام کنید. رزرو بلیط تا مدت مشخصی قبل از سفر به صورت رایگان است، بنابراین هرچه زودتر رزرو را انجام دهید تا بعدا با نبود یا کمبود بلیط مواجه نشوید. در یک زمان مشخص (معمولا یک ماه قبل از سفر) باید رزرو بلیط را با پرداخت هزینه آن قطعی کنید تا هیچ مشکلی برای رفتن به موقع به آن سمینار نداشته باشید.